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La contabilidad de costes es una herramienta fundamental que aporta una ingente cantidad de información con la que realizar análisis sobre las empresas. En este sentido, se trabaja con datos que facilitan una visión completa y en perspectiva para poder acometer nuevas estrategias o planificaciones, toma de decisiones y mantener el control de costes administrativo.

¿Qué es el control de costes?

Se habla de la contabilidad o control de costes como una rama dentro de la propia contabilidad de las empresas en las que se lleva a cabo un análisis exhaustivo en distintos campos del ámbito económico (costes de producción y financiación entre otros). Gracias a esto, se reciben distintos informes sobre el estado de la organización con los que es posible abordar nuevas planificaciones, estrategias y gestiones que garanticen un próspero devenir.

Asimismo, este sistema se ha convertido en el amigo indispensable para el perfecto control administrativo. Es decir, los datos reflejan fielmente si se cumplen los objetivos marcados por la empresa para cada año o no. Por lo tanto, se refiere a un claro revulsivo que muestra tanto las fortalezas como las debilidades y cómo atajarlas.

Con anterioridad a la contabilidad de costes como la conocemos hoy en día (principios del siglo XX), existían otros métodos con los que se intentaba desempeñar las mismas tareas. La llamada técnica de costes nacida con el taylorismo.

Tipos de control de contabilidad

Es obvio que no se trata de una misión obligatoria y que cada empresa en particular desempeña las tareas según más le convenga. Sin embargo, para ser fiable y eficiente, es imprescindible contar con un control de gastos y un seguimiento tanto en la contabilidad como en los costes de la empresa con cierta frecuencia y regularidad. De esta manera, se decide la periodicidad con la que se operan dichas revisiones teniendo en cuenta los esfuerzos y ventajas que suponen:

1. Seguimiento diario: es el proceso que permite localizar los problemas con mayor rapidez. Un seguimiento constante facilita un control de costes prácticamente sin fisuras. Evidentemente, los beneficios que se reciben son mayúsculos. No obstante, es una operación que precisa mayor esfuerzo y dedicación.

2. Seguimiento mensual: se le puede denominar como el método del justo medio. Aunque no genere los mismos resultados que el seguimiento diario, brinda la posibilidad de encarar todo tipo de tarea contable con el margen suficiente para que los daños no sean irreparables. Además, haciendo coincidir el seguimiento mensual con el informe de gastos de los trabajadores, se puede elaborar, también, un seguimiento sobre la política de gastos marcada por la compañía.

3. Seguimiento trimestral: Como su propio nombre indica, el control de contabilidad se realiza hasta cuatro veces al año y separados cada tres meses. Por este motivo, aunque resulte mucho más fácil organizarse para cuatro momentos puntuales, requiere un mayor nivel de sacrificio en el instante de ejecutar dichas tareas.

Cuanto más tiempo se deje pasar entre las pertinentes revisiones, mayor es la probabilidad de que cualquier irregularidad se enquiste de forma irreversible. Por consiguiente, es altamente recomendable reducir al máximo los periodos de seguimiento y así evitar sorpresas negativas. Para ello, es imprescindible que el equipo encargado tenga total acceso a una información actualizada de todos los costes y gastos generados hasta la fecha. O lo que es lo mismo, la clave reside en atesorar la información apropiada apoyado por el software idóneo para lograr unas exitosas valoraciones.

Cómo implantar la contabilidad analítica de control de costes a la empresa

El primer paso sería definir qué importancia tienen cada uno de los centros de costes de la empresa. En consecuencia, surgirán los determinados centros primarios y secundarios con distintos objetivos, pero con la misión común de recopilar información relevante para los análisis. Por esta razón, se les designa como centros primarios a aquellos relacionados con la parte de fabricación y prestación de servicios. Por otro lado, los centros secundarios son todos los relacionados con actividades auxiliares a la función principal de la empresa en cuestión.

La creación de un equipo de contabilidad competitivo, fiable y eficaz es esencial para la correcta compilación de la información con la que se confeccionarán los análisis. De igual manera, será el grupo encargado de comunicar directamente los problemas que puedan surgir a los responsables de las diferentes áreas.

En definitiva, se presenta al alcance de la mano una percepción objetiva y global sobre la eficiencia o eficacia en la gestión de las compañías. Una oportunidad de oro en la búsqueda de una mejora en la labor de dirección y gerencia que ningún otro mecanismo es capaz de ofrecer. Y es que, debido a la contabilidad de costes, es viable anticiparse a cualquier contratiempo presupuestario, adoptar soluciones ante las adversidades, efectuar un seguimiento permanente para prevenir obstáculos, comprobar el cumplimiento de los objetivos establecidos por la dirección para cada departamento y destacar aquellas que aportan los grandes beneficios.