Unos de los pilares básicos para el buen funcionamiento y la rentabilidad de una empresa son su control de costes y control de gastos. Este control de coste en la empresa no solo ha de producirse en época de crisis, sino que ha de ser una norma habitual en su funcionamiento. Esta política de control debe ser institucionalizada en todos los departamentos para su implicación y correctamente gestionada por la dirección de la compañía.

Igualmente, la política de control no solo debe enfocarse a la reducción de los gastos, sino también a un mejor uso de los recursos limitados de la empresa. Los costes de la empresa deben estar en correlación con los beneficios. Una política centrada únicamente en reducir gastos, probablemente lleve a la merma de los beneficios por no destinar suficientes recursos a la actividad de la empresa; así como a un aumento de los costes a largo plazo por la falta de mantenimiento de los activos.

Existe una diferencia importante entre gastos y costes de las empresas. Aunque se suelen confundir, el coste es todo aquello relacionado directamente con el producto que se fabrica o se comercializa; mientras que el gasto proviene de la contabilidad y es todo aquel egreso de dinero. Es decir, que son dos partidas diferentes dentro de la empresa sobre las que se tendrá que actuar.

Control de costes

Dentro de los costes de fabricación o distribución de los productos, se encuentran 3 elementos:

• El valor de los materiales directos. Serían todos aquellos insumos que se utilizan en la fabricación de los productos. Incluidos los envases y embalajes, o para la prestación de los servicios.
• La mano de obra directa. Todos los costes originados por el factor humano. También cuando interviene en el proceso de fabricación o sobre la prestación del servicio.
• El coste indirecto de fabricación. Los costes generales generados en el proceso de producción o para el lugar de la prestación del servicio.

Control de gastos

Dentro de los gastos de la empresa que no forman parte de la producción o prestación del servicio, también es posible distinguir entre varias categorías:

• Administrativos, que son los generales para el funcionamiento habitual de la empresa, como alquileres, suministros, material de oficina, etc.
• De ventas, destinados a potenciar las ventas de los productos o servicios, como vehículos, merchandising o publicidad.
• Financieros, que corresponden a intereses de financiación de la empresa, diferencias de cambio y otros gastos necesarios para financiar la actividad.

Propuestas para reducir los costes en la empresa

Existen muchas posibilidades para la reducción y control de costes en las empresas y favorecer su rentabilidad y el crecimiento futuro:

• Realizar un presupuesto mensual de costes y gastos y no sobrepasarlo.
• Aleccionar al personal de la empresa sobre la importancia del control de los costes y motivarlo a plantear mejoras e ideas que aumenten la productividad.
• Incentivar a los trabajadores con bonus para que logren ahorros económicos en la empresa.
• Negociar periódicamente los contratos de suministros de los proveedores para obtener mejores condiciones y descuentos.
• Fijar unos objetivos alcanzables de reducción de costes, premiando cada mes a los departamentos que lo logren.
• Fomentar, en los casos en los que sea posible, el teletrabajo, ya que supone una reducción importante de costes y un aumento de la productividad.
• Realizar un análisis y una revisión mensual de los gastos, comparándolos con el mismo período del año anterior para poder ver su evolución y tomar medidas.

Lograr el control de costes y de gastos mediante presupuestos y su seguimiento, implicando a toda la organización de la empresa con retribuciones que la motiven, llevará a la empresa a una reducción de pérdidas y gastos que aumentará la rentabilidad y posibilitará su crecimiento futuro. Una herramienta de inteligencia empresarial te puede proporcionar cubos de datos que te permitan llevar un control de costes y gastos fácilmente, de modo que sepas dónde debes mejorar tu inversión y dónde ajustarla.