Debido a los cambios legislativos sobre factura electrónica y la adaptación tecnológica de las empresas al entorno digital, recientemente hemos realizado unas jornadas explicativas en Zaragoza y Girona bajo el título: Explorando las oportunidades y desafíos de la tecnología en la nube.
Pequeñas y medianas empresas hacia la digitalización
Seguridad y trabajo en la nube para empresas
Sobre Cloud y seguridad hablaron Manuel Pérez, director de marketing de Jotelulu y Jordi Alarcón, IT Business Unit Manager de Esofitec. Entre los dos expusieron los riesgos a los que están expuestas las empresas en su día a día.
Por un lado, están los riesgos derivados de las comunicaciones:
Como empresa enviamos y recibimos emails y mensajes por otras aplicaciones y tenemos el riesgo de ser atacados con la suplantación de identidad pidiendo información o pagos.
Otra vía sobre la que debemos estar alerta es la navegación a través de internet. Al entrar en diferentes páginas web podemos estar comprometiendo la seguridad de los ordenadores y la información de la empresa.
Ambas situaciones tienen un alto componente humano. Por tanto, la solución pasa por la formación del personal, pero también por crear entornos de trabajo controlados y seguros donde se minimicen estas situaciones. Es decir, generar procesos y utilizar herramientas homologadas y específicas para cada situación y para todos los empleados.
Por otro lado, Manuel Pérez explicó cómo un sistema de trabajo en la nube sirve para proteger de los riesgos del mantenimiento de un servidor propio:
- Gestión del servidor.
- Mantenimiento y adecuación del espacio físico donde se aloja el servidor.
- Tiempo de reacción ante caídas.
- Georedundacia.
- Seguridad perimetral.
Además, Manuel de Jotelulu, también aportó datos de un análisis propio realizado a una muestra de cerca de 2000 pymes sobre la digitalización y destacó qué buscan estas empresas:
- Seguridad, de lo que ya hemos hablado.
- Movilidad, para ser más flexibles y eficientes, subiéndose también al carro del trabajo desde cualquier parte.
Qué servicios cloud utilizan mayoritariamente las empresas
El correo electrónico ya hace tiempo que se ha convertido en el servicio en la nube más contratado. Otro servicio cada vez más universalizado es el de los ficheros, con sistemas tipo Drive o Dropbox, o el propio paquete de ofimática.
Yendo un paso más allá hacia el trabajo el colaborativo y los entornos controlados y seguros que mencionábamos antes, podemos hablar de escritorios cloud donde todos los trabajadores dispongan de su escritorio con sus aplicaciones y sus archivos desde cualquier parte, en el portátil, la Tablet o el móvil.
Este viaje, para una pyme o empresa cuyo foco de negocio es otro, es bueno que lo haga de la mano de un partner tecnológico con el que pueda ejecutar un plan de ruta hacia la digitalización.
Digitalización de la administración y de la empresa
La Factura electrónica y su normativa
Eduard Morante, Key Account de Wolters Kluwer, habló enérgicamente sobre los cambios normativos a la vista sobre la factura electrónica en la Ley antifraude y la Ley Crea y Crece.
La Ley antifraude está pensada para eso, para evitar el fraude y las dobles contabilidades. Esta ley obliga a las empresas a comunicar sus facturas a AEAT una vez se crean. Así, se elimina la posibilidad de trabajar con facturas en Excel, pdf o similares; las facturas deben emitirse con un formato determinado a través de aquellos software que hayan recibido homologación de la Administración.
La Ley Crea y Crece viene para proteger a las empresas contra la morosidad y, en la misma línea que la anterior, obliga a las empresas a comunicar en una plataforma de AEAT las facturas a otras empresas con un formato y un software homologado, de modo que queda registrada la obligatoriedad de pago.
La ley antifraude ya está publicada y se está aplicando para ciertas medidas pero todavía están pendientes de determinar aspectos relacionados con la homologación de los programas y en el caso de la Ley Crea y Crece hablamos aún de borrador. No obstante, en ambos casos es cuestión de poco tiempo que tengamos toda la disposición lista.
La administración, tal y como expuso Morante, camina hacia la digitalización completa por varios motivos: eficiencia, transición ecológica y costos. Además, contamos con varios ejemplos cercanos donde ya se han aplicado normas similares, el TicketBai en el País Vasco o la factura electrónica en Italia. Por tanto, como empresa no podemos eludir la necesidad de ir adaptando nuestras rutinas y trabajo a ambas normativas o, si tenemos dudas, pedir ayuda a nuestro consultor tecnológico. En el caso de los despachos profesionales cobra especial relevancia ejercer el papel de asesor de cara a evangelizar a sus clientes, e igualmente, levantar la mano para ellas mismas asesorarse con su consultor tecnológico sobre las soluciones que pueden aplicar para adaptarse a la normativa.
Notificaciones electrónicas, la otra cara de la digitalización
Otro tema que merece especial atención es el del uso de la firma electrónica como algo habitual en las empresas, e incluso como ciudadanos, y de la importancia de poder gestionar la trazabilidad de lo que se hace con ellas.
Y sobre la gestión de las notificaciones electrónicas, carro al que se están subiendo todas las administraciones, cada vez más como forma única de comunicación. Descuidar esta gestión puede acarrear pérdidas de oportunidades o cargos adicionales a las empresas, ya que estas notificaciones van desde las presentaciones de trámites, las concesiones de ayudas o las multas.