Las herramientas colaborativas son el conjunto de programas o servicios informáticos diseñados para mejorar el trabajo en equipo y la comunicación, puesto que permiten que un grupo de trabajo pueda colaborar conjuntamente en un mismo proyecto en tiempo real, o comunicarse sin necesidad de estar en el mismo sitio físico.
Los primeros programas para ese fin fueron los emails y los servicios de mensajería instantánea. Pero con el tiempo, han ido surgiendo nuevos productos y servicios que han hecho de este entorno, algo más complejo.
Algunos ejemplos son el email, calendario compartido, mapas conceptuales, almacenamiento en la nube, gestor de proyectos, etc.
Algunas de sus ventajas son:
- La inmediatez: los miembros o colaboradores de una empresa acceden con mayor rapidez y facilidad a la información, almacenada en la nube.
- Eficiencia: permite ahorro y eficiencia de tiempo, ya que ponen a su disposición todas las aplicaciones en un mismo sitio.
- Movilidad y flexibilidad: al contar con una aplicación remota, es posible acceder desde cualquier dispositivo como resultado de la intercomunicación de equipos en tiempo real.
- Automatización de procesos: al ser herramientas que simplifican las tareas diarias del equipo, se reducen los procesos repetitivos y aportan más tiempo de valor para que los empleados puedan realizar las tareas.
La Dimensión digital.
La transformación digital es la integración de las nuevas tecnologías en todas las áreas de una empresa para cambiar su forma de funcionar. El objetivo es optimizar los procesos, mejorar su competitividad y ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes.
La transformación digital está revolucionando las empresas, generando, en ocasiones, nuevos e innovadores modelos de negocio. No obstante, la mayoría de las compañías aún no han iniciado formalmente su transformación y para ello necesitan socios tecnológicos que les guíen en el proceso y herramientas que les permitan digitalizarse.
Empresas como la consultora Esofitec, con más de 30 años de experiencia en digitalización de empresas, pueden ofrecer un asesoramiento y las mejores herramientas de facturación, contabilidad, gestión, etc. para la transformación digital de cualquier negocio.
Herramientas colaborativas de facturación de la pyme
La nueva ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, transformará las actuales herramientas de facturación para evitar el software de doble uso.
Los programas de facturación deberán cumplir unas características principalmente de trazabilidad y accesibilidad. Esta normativa es el primer paso a la obligación de la digitalización y de la certificación de los procesos de facturación y contables. Es la base para incorporar sistemas como la facturación electrónica, igual que ha sucedido en otros países y en el País Vasco con el Ticket Bai.
Aunque las especificaciones técnicas concretas aún no están definidas, si hay ya programas de facturación como a3factura que puedes implementar en tu negocio y que te harán ir un paso por delante. Esta herramienta es un programa sencillo y eficiente de facturación online que ofrece:
- Una facturación clara e intuitiva con facturas personalizadas con la imagen de tu empresa. Permite enviar al momento las facturas a los clientes y visualizar si han sido o no descargadas. Permite capturar con el móvil los tickets de gasto para integrarlos a la contabilidad.
- Dispone de una contabilidad automatizada, ya que mientras se trabaja con la aplicación se generan automáticamente los asientos contables correspondientes a los movimientos realizados.
- También puede generar informes contables como balance de situación, pérdidas y ganancias, sumas y saldos, etc.
- Es un programa de facturación colaborativo ya que es multiusuario y permite invitar al asesor. De esta manera no hace falta enviar papeles y Excel al asesor.
La oficina virtual, el Cloud
Otra herramienta colaborativa y de comunicación es el Cloud o la nube. Migrar a una solución Cloud es una forma de tener un ahorro importante en los costes de infraestructura y mantenimiento. Invertir en servidores que envejecen rápidamente ya no es competitivo. Si se quiere trabajar en un entorno colaborativo de forma flexible y versátil, disponer de las aplicaciones en la nube es indispensable.
Actualmente, necesitamos poder trabajar desde diferentes lugares. A veces desde la oficina, desde casa o si vamos a ver a un cliente. Por eso, herramientas como escritorios en la nube son la solución que las pymes necesitan.
Además, gracias a la tecnología Cloud, no hay que preocuparse por tener los sistemas informáticos actualizados a los requisitos necesarios para que el software funcione correctamente, siempre estará actualizado.