A la vista del avance de las nuevas tecnologías, las administraciones públicas no se están quedando atrás a la hora de modernizar sus sistemas de gestión. Por ello, la Administración Pública en los últimos años ha hecho una clara apuesta por la comunicación por vías telemáticas sustituyendo progresivamente las notificaciones con papel y acuse de recibo, por las notificaciones electrónicas.

¿Qué son las notificaciones electrónicas y cómo han evolucionado?

Las notificaciones electrónicas son un sistema por el cual cualquier persona o empresa puede recibir los avisos y documentos que las Administraciones Públicas quieran enviarle. Acogerse a este sistema es voluntario, a no ser que la ley se establezca en casos concretos el sistema de notificación electrónica obligatoriamente.

Por tanto, determinadas personas y empresas quedarán obligadas a recibir por medios electrónicos las notificaciones, requerimientos y consultas que les quiera hacer la AEAT.

Según la reforma administrativa llevada a cabo por las Leyes 39 y 40/2015, las personas y empresas estaban obligadas a recibir estas notificaciones electrónicas: 

“Cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.”

En octubre del 2016 entró en vigor la mayor parte del articulado de esta ley y en octubre del 2018 ya los autónomos entraron en el sistema y debían de gestionar también sus notificaciones de forma electrónica.

Validez jurídica notificaciones administración

Para tratar de minimizar los errores y problemas que pueden causar este tipo de cambios en el sistema. Y dada la importancia de muchos avisos y requerimientos que pueden hacer las administraciones, existen una serie de normas que se deben cumplir para que las notificaciones tengan validez jurídica.

En primer lugar, el usuario debe poder elegir el medio electrónico que prefiera. No obstante, la propia ley puede limitar la elección a varios medios o a uno solo.

En segundo lugar, el sistema de notificación debe dejar constancia de la hora y fecha a la que se ha emitido la notificación por parte de la administración. Y, por último, también debe ser capaz de registrar la hora y fecha a la que se ha accedido al contenido por parte del usuario.

Ventajas de las notificaciones electrónicas

La primera ventaja es el ahorro de las administraciones públicas. El gasto en mensajería postal ha llegado a alcanzar los 250 millones de euros. De esta forma, ese dinero podrá emplearse en otros fines que mejoren los servicios públicos.

También resultará más cómodo para los usuarios. Las cartas certificadas suelen llegar a sus destinos por la mañana y puesto que es un horario laboral en que las personas no están en ella,  siempre había que desplazarse a las oficinas de Correos a recoger la carta.  De esta manera, no es necesario desplazarse, sino que en cualquier momento y desde cualquier lugar con un ordenador o dispositivo móvil puedes acceder al buzón de notificaciones. Además se reduce también el riesgo de perder la carta y no poder releerla en caso de dudas.

La transformación digital ha llegado para quedarse y la tecnología facilita los tramites para todos.

¿Cómo funciona el sistema de notificaciones electrónicas?

Para que el usuario pueda acceder al sistema de notificaciones, deberá acceder a la página oficial de la AEAT. Una vez ahí, con el certificado digital que se deberá haber obtenido previamente, se accede a una página personal.

En dicha página, es donde se deberán comprobar las notificaciones electrónicas. No obstante, debido a las quejas de muchos usuarios, es posible recibir un aviso al correo electrónico cuando se recibe una notificación.

Para responder a los avisos, se debe hacer antes de los 10 días desde la fecha de entrega. En caso de que no se responda, lo que quiera que se comunique en el aviso, se hará efectivo.

Sistemas de gestión de notificaciones electrónicas

No obstante, cada vez son más las empresas que están implantando soluciones de gestión de notificaciones electrónicas, como Portal NEOS. El sistema de las administraciones públicas puede no ser todo lo eficaz posible y hay empresas que van un paso más allá. Con un software de gestión cualquier empresa o despacho profesional puede  recibir las notificaciones con mayor seguridad de que serán vistas y leídas a tiempo. La gestión de las notificaciones se complica al sumar varios NIFs y cuando hay que estar atento a todas las Administraciones y tablones desde donde se puede notificar (como BOE, BOP, herramientas de Diputaciones y Ayuntamientos, etc.).

En este vídeo puedes ver rápidamente como funciona Portal NEOS:

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