Si tu empresa gestiona proyectos pero aún no se ha iniciado en la digitalización, probablemente te interesará conocer como automatizar tareas, partes y ordenes de trabajo.  Hoy en día muchas empresas utilizan herramientas para mejorar sus procesos empresariales y una de ellas es el software gestor de proyectos.

Un software gestor de proyectos es un aplicativo que nos permite llevar un control de nuestros proyectos a nivel organizativo. Esta afirmación es la forma sencilla de definir que es un gestor de proyectos pero hay que tener en cuenta que un buen gestor de proyectos es mucho más que eso.

Ventajas de trabajar con un software gestor de proyectos

El tiempo es oro. Un buen gestor de proyectos tiene que servir para asignar los trabajos a los operarios, pero también para saber la disponibilidad de estos, poder ordenar los trabajos por prioridades e incluso planificar trabajos cercanos para evitar tiempo de desplazamiento obteniendo así un beneficio en tiempo y un ahorro que nuestro cliente siempre agradecerá.

Fuera papeles. Un buen gestor de proyectos permite organizar el trabajo de los operarios sin necesidad de papeles, donde cada operario mediante un dispositivo móvil (Smartphone, Tablet o un ordenador) puede saber que trabajos tiene que realizar, donde tiene que realizarlos e incluso le facilite información del cliente tal como contactos, teléfonos, email o direcciones. Del mismo modo el operario puede introducir el tiempo que ha dedicado a cada proyecto, que trabajos a realizado, el estado en el que queda e incluso hacer que el cliente certifique los trabajos mediante una firma.

Fuera duplicidades. Un buen gestor de proyectos tiene que estar enlazado con el programa de gestión de la empresa utilizando una misma lista de clientes y artículos, pero también pudiendo vincular documentos entre los dos sistemas. Es posible crear trabajos a partir de los presupuestos realizados por los comerciales del mismo modo que es posible crear documentos de venta a medida que se avanza en los proyectos evitando la perdida de trabajos realizados y no facturados.

Control de flota. Un buen gestor de proyectos permite entrar todos aquellos gastos derivados de los desplazamientos de los operarios tales como el kilometraje, pero también permite llevar un mantenimiento de la flota. Es posible vincular los vehículos o activos de la empresa a los proyectos entrando información de las horas de uso para el sector agrícola o del kilometraje realizado para la mayoría de vehículos.

Centralizar información. Un buen gestor de proyectos permite entrar partes, pero también permite entrar documentos externos y tener vinculados los documentos de administración de modo que podamos obtener toda la información necesaria sin tener movernos del proyecto

Control de gastos. Un buen gestor de proyectos permite llevar un control de lo facturado al cliente en cada proyecto, pero también permite llevar un control de todas aquellas compras relacionadas con el proyecto. Toda esa información sirve para poder analizar los proyectos en cuanto a beneficio obtenido y de ese modo poder presupuestar mejor los futuros proyectos.

Facilidad de uso. Un buen gestor de proyectos tiene que ser sencillo de cara a usuario y robusto por detrás. Con una pequeña formación el usuario final tiene que tener claro cómo va a usar el programa y no tiene que andar preocupado por cómo se comportara este pero tiene que ser robusto para permitir trabajar sin temor a problemas.

Adaptación. Un buen gestor de proyectos permite realizar todo lo descrito, pero también tiene que permitir adaptarse a las necesidades de cada sector y cada empresa. Empresas de servicios, alquiler vacacional, construcción o mantenimiento industrial por poner algunos ejemplos tienen más puntos parecidos de los que pueda parecer en un principio, pero también tienen sus peculiaridades y un buen gestor de proyectos es capaz de adaptarse a todas ellas.

Cómo llevar un perfecto control de la gestión de proyectos.

Dentro del mercado de software de gestión, hay muchas soluciones especializadas en la gestión de proyectos. Uno de ellos es el Service360 Proyectos.  Un programa que  permite aumentar la productividad de todo equipo técnico ya que puedes gestionar  de forma muy eficiente, proyectos, tareas, partes y ordenes de trabajo. Es una solución 100% web,   integrable con ERP y facturación. Con una interfaz sencilla e intuitva que te permite controlar en tiempo real las horas de inversión en cada proyecto o servicio de tu negocio entre muchas otras funcionalidades que puedes descubrir en el siguiente vídeo:

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